Каким бы ни было предприятие, оно всегда имеет дело с документацией, оборот которой постоянно увеличивается по мере роста выручки, развития бизнеса и внутренних регламентов. Так же растет и число вопросов, вызванных проблемами обработки, хранения, доступа и защиты документов. Для рационализации этого аспекта работы фирмы, потребителям предлагается система «Электронный архив» и корпоративная библиотека для бизнеса Vivaldi, которая хороша тем, что управление осуществляется посредством весьма лаконичной навигации.

Отныне работа с документами происходит при участии современных технологий и постепенно этот новый метод внедряется в производственную, социальную и прочие сферы. Понятно, что введение этой электронного документооборота совершенно не отменяет традиционного печатного варианта документации, однако существенно упрощает его обработку и страхует от вторжения в архив извне, незапланированного изменения и полной или частичной утраты.

Фирмы бывают разными, в одних четкое следование инструкциями является залогом нормального функционирования, а порой безопасности отдельных стран и регионов. Особенно остра проблема в больших компаниях с большим числом офисов. Поскольку именно в этом случае становится крайне важным порядок в делах и поддержание нормального функционирования.

Какие же задачи решает система электронного архива?

Система нужна для хранения электронных вариантов многочисленных документов (корпоративных стандартов, инструкций, учредительных документов и т.п.), постоянно появляющихся во время корпоративной деятельности. Пользоваться архивом может каждый, зарегистрированный в группе разрешенных пользователей, человек.

Электронный архив обеспечивает следующие возможности:

• разработка веб приложений на основе продукта — интересной фичей продукта для читателей этого портала, нам представляется простая интеграция программного продукта с CMS Joomla: поскольку эта CMS является очень распространенной, команда проекта постаралась сделать интеграцию максимально простой;
  
• возможна дополнительная разработка программного обеспечения по спецификации для получения новых запрашиваемых функций;
  
• сведение бюрократических издержек при работе с документами к минимуму;
  
• систематизация всех информационных справочников и баз данных воедино;
  
• своевременное оповещение сотрудников рассылкой SMS, или сообщениями на электронную почту;
  
• формирование единого места доступа к информации;
  
• своевременный контроль выполнения поручений, анализ эффективности выполнения поручений;
  
• постоянный порядок и каталогизация, систематизация и структурирование документов;
  
• отсутствие необходимости ежегодного продления лицензии (скрытых платежей).
  

«Введение электронного архива на нашем предприятии существенно упростило работу секретариата и прочих отделов. Благодаря компании-разработчику программного обеспечения EDISON, мы владеем программным продуктом, позволившим начать практику электронного документооборота и оптимизировать тем самым нашу деятельность», — отметила начальник отдела кадров компании ООО «ИнтерВек» Елена Александровна Родионова.